Apakah Langkah & Model Proses Komunikasi?

Bila-bila masa dua atau lebih orang bertukar mesej, mereka terlibat dalam proses komunikasi asas. Kedengarannya mudah, bukan. Walau bagaimanapun, proses komunikasi benar-benar rumit. Bukan hanya mempunyai beberapa komponen, tetapi kejelasan dan konteks mesej dapat dipengaruhi sama ada secara positif atau negatif oleh beberapa faktor.

Penting untuk memahami proses komunikasi agar dapat berkomunikasi dengan berkesan dan mengelakkan salah tafsir. Dalam artikel ini, kita akan melihat komponen komunikasi dan model proses komunikasi. Kemudian kita akan meneroka pendekatan dan proses komunikasi organisasi. Akhirnya, kita akan membincangkan proses komunikasi e-mel.

Isi kandungan

• 1 Komponen Komunikasi
  • 1.1 Konteks
  • 1.2 Pengirim / Pengekod
  • 1.3 Mesej
  • 1.4 Sederhana
  • 1.5 Penerima (Penyahkod)
  • 1.6 Maklum balas
• 2 Model Proses Komunikasi
  • 2.1 Lima Langkah Asas dalam Model Proses Komunikasi
• 3 Pendekatan dan Proses Komunikasi Organisasi
  • 3.1 Proses Komunikasi E-mel
  • 3.2 Pastikan E-mel Anda Ringkas
• 4. Kesimpulan
  • 4.1 Catatan Berkaitan

Komponen Komunikasi

Komunikasi adalah proses pertukaran mesej lisan dan bukan lisan. Kita dapat mengenal pasti komunikasi dengan menentukan komponennya seperti berikut:

Konteks

Konteks adalah persekitaran di mana komunikasi berlaku dan merangkumi organisasi, budaya, dan masyarakat. Selain itu, rangsangan luaran, seperti pertemuan, perbualan santai, e-mel, memo, dan lain-lain dan rangsangan dalaman seperti pendapat dan emosi, mempengaruhi konteks. Hanya apabila seseorang mempertimbangkan semua aspek konteks seseorang dapat berkomunikasi dengan berkesan.

Penghantar / Pengekod

Pengirim menggunakan gabungan kata, simbol, grafik, dan gambar untuk berkomunikasi. Pembicara adalah pengekod dalam komunikasi lisan, dan penulis adalah pengekod dalam komunikasi bertulis.

Mesej

Maklumat yang ditukar antara pengirim dan penerima membuat mesej, baik disengajakan atau tidak disengajakan. Pengirim mesej mesti mempertimbangkan konteks agar mesej dapat difahami. Selain itu, mesej mesti mengandungi bahasa yang jelas, dengan definisi, contoh, atau grafik yang diperlukan untuk memastikan pemahaman.

Sedang

Media - saluran melalui mana mesej dihantar - mungkin elektronik, suara, atau cetak. Pemilihan medium dipengaruhi oleh:

• Hubungan antara pengirim dan penerima
• Sifat mesej

Gunakan media lisan apabila mesej anda mendesak, peribadi atau apabila maklum balas segera diinginkan. Gunakan media bertulis ketika teknikal, formal, atau perlu didokumentasikan.

Penerima (Penyahkod)

Pendengar atau pembaca komunikasi menafsirkan mesej. Penerima dipengaruhi oleh konteks, serta rangsangan luaran dan dalaman. Sekiranya penerima mempunyai pendapat yang berat sebelah, atau salah faham, mesej mungkin tidak diterima dengan betul. Sikap dan keperibadian juga mempengaruhi penerima.

Maklum balas

Maklum balas adalah tindak balas penerima - reaksi mereka terhadap komunikasi. Senyap boleh menjadi bentuk maklum balas, atau penerima boleh memberi respons secara lisan atau bertulis. Maklum balas digunakan untuk mengesahkan bahawa mesej difahami dan tindakan yang diperlukan telah diambil.

Semua komponen mesti bekerjasama dengan berkesan agar proses komunikasi menjadi lengkap dan menyampaikan mesej yang dimaksudkan.

Model Proses Komunikasi

Proses komunikasi merujuk kepada pertukaran maklumat (mesej) antara dua orang atau lebih. Agar pertukaran ini berjaya, kedua-dua pihak mesti mempunyai keupayaan untuk bertukar maklumat dan saling memahami antara satu sama lain. Komunikasi gagal sekiranya aliran maklumat disekat atas sebab-sebab tertentu atau jika mereka yang cuba berkomunikasi tidak dapat membuat diri mereka memahami. Untuk memahami apa itu komunikasi - tujuan dan nilainya - kita mesti memahami model proses komunikasi.

Lima Langkah Asas dalam Model Proses Komunikasi

Langkah 1 Tetapkan objektif anda sebelum terlibat dalam komunikasi atau mula menyampaikan mesej.

• Apakah objektif / objektif itu?
• Apakah tindakan yang anda mahu orang yang menerima mesej itu diambil, setelah mereka memahami mesej itu?
• Mengapa mesej itu penting?

Langkah # 2 Kenal pasti penerima (khalayak sasaran) komunikasi anda.

• Memungkinkan untuk menyesuaikan mesej anda untuk pemahaman yang optimum.
• Membolehkan anda menargetkan yang sesuai untuk menerima mesej anda.

Langkah # 3 Pilih kaedah komunikasi anda.

• Berasaskan pilihan anda pada apa yang anda ingin capai.
• Pertimbangkan tahap kemahiran penerima.
• Pilih borang yang sesuai, seperti telefon, e-mel, persembahan power point, dll.

Langkah # 4 Pertimbangkan penerima anda.

• Tahap kecekapan dan pemahaman penerima anda.
• Cara mereka belajar dan menerima maklumat yang terbaik, iaitu secara visual, lisan, dll.
• Gabungkan kaedah komunikasi untuk memenuhi keperluan semua penerima, iaitu pemberian dengan penjelasan lisan.

Langkah # 5 Sesuaikan komunikasi anda dengan maklum balas yang diterima.

• Cari persefahaman
• Tukar mesej anda, jenis komunikasi, gaya, nada, dan lain-lain semasa maklum balas diterima.

Proses komunikasi dapat dipengaruhi oleh bagaimana maklumat itu dihantar, diterima, dan ditafsirkan dengan dua cara:

• Bising . Segala gangguan yang mempengaruhi mesej yang dihantar, diterima, atau difahami.
• Bunyi Fisiologi. Gangguan yang disebabkan oleh cara kita berfikir dan merasakan, iaitu keletihan, sakit kepala, kelaparan, atau faktor lain.
• Kebisingan Fizikal . Gangguan persekitaran, seperti bunyi yang dibuat oleh orang lain, orang ramai, suhu tinggi atau rendah, dan pencahayaan yang terang atau redup.
• Kebisingan Psikologi . Perasaan dan keperibadian seseorang mempengaruhi seberapa berkesan komunikasi dan interpretasi, iaitu perasaan defensif, keasyikan, atau prasangka.
• Kebisingan Semantik . Perkataan mesti saling difahami agar komunikasi berlaku. Bahasa teknikal atau jargon boleh menyebabkan kekeliruan.
• Konteks . Keadaan dan keadaan - fizikal, budaya, atau sosial - di mana komunikasi berlaku dapat mempengaruhi kejayaan pertukaran maklumat.

Model proses komunikasi membantu kita menentukan siapa yang terlibat dalam komunikasi dan apa yang mesti berlaku. Ini adalah kerangka di mana kita dapat membina komunikasi individu dan organisasi yang berjaya.

Pendekatan dan Proses Komunikasi Organisasi

Walaupun banyak definisi komunikasi organisasi ada, untuk tujuan kita, kita akan menentukan komunikasi organisasi sebagai menghantar dan menerima mesej dalam persekitaran atau persekitaran tertentu (organisasi) untuk mencapai tujuan bersama, individu, antara orang yang saling berkaitan.

Proses komunikasi organisasi melibatkan penghantaran dan penerimaan mesej secara bertulis (bukan lisan) atau secara peribadi (secara lisan). Sebilangan besar komunikasi organisasi melibatkan penghantaran maklumat. Namun, komunikasi yang lebih kompleks, seperti menyelesaikan konflik, memerlukan kemampuan untuk memproses makna dan berunding dengan menggunakan peraturan organisasi.

Sama ada komunikasi itu dianggap sederhana atau lebih kompleks, untuk memahami, pesan mesti jelas, ringkas, dan menghindari bahasa peminggiran dari segi politik atau budaya. Organisasi mesti memodelkan kemahiran komunikasi yang berkesan dalam:

• Menemu ramah
• Menjalin hubungan kerja yang positif
• Penilaian prestasi
• Penyelesaian konflik
• Membuat keputusan
• Pengurusan tekanan
• Sosialisasi organisasi
• Persembahan individu dan kumpulan
• Berkomunikasi dengan masyarakat luar

Komunikasi organisasi bergantung pada konteks dan budaya ketika orang menghantar mesej dan maklumat secara bertulis, secara elektronik, dan tatap muka. Sifat dan fungsi (konteks) organisasi mempengaruhi komunikasi. Selain itu, setiap organisasi mempunyai budaya tersendiri. Agar komunikasi berjaya dalam organisasi, konteks dan budaya mesti bertepatan dan bekerjasama.

Komunikasi organisasi membina hubungan secara dalaman dengan anggota organisasi dan dengan masyarakat luar. Kejayaan sesebuah organisasi bergantung kepada kemampuan anggotanya untuk berkomunikasi dengan berkesan. Pekerja memerlukan kemampuan untuk mahir dalam persembahan awam, mendengar, dan komunikasi interpersonal untuk berjaya berkomunikasi dalam organisasi. Organisasi yang berjaya akan memberikan latihan untuk memastikan kejayaan pekerja mereka.

Komunikasi organisasi memberi manfaat kepada organisasi dalam beberapa cara:

• Menyusun kakitangan untuk berubah
• Menyelesaikan tugas prosedur, kebijakan, dan peraturan yang mendukung operasi harian yang berterusan
• Menyelesaikan tugas yang berkaitan dengan peranan dan tanggungjawab tertentu penjualan, perkhidmatan, dan produksi
• Membangun hubungan untuk komunikasi yang berjaya dengan mempertimbangkan kepuasan kerja, semangat, dan sikap individu
• Merancang, menyelaras, dan mengawal operasi pengurusan

Penting untuk memahami pendekatan dan proses komunikasi organisasi untuk mengembangkan dan menyempurnakan komunikasi pekerja. Setiap organisasi mesti menentukan pendekatannya sendiri untuk komunikasi yang berkesan, menentukan proses yang akan mereka jalankan untuk meningkatkan komunikasi dalaman dan luaran.

Organisasi mesti mempunyai komunikator yang kompeten untuk operasi harian yang berjaya. Dari laman web syarikat, melalui buku panduan pekerja, hingga wawancara penamatan, setiap aspek komunikasi dalam organisasi mesti bekerjasama untuk menyampaikan maksud, budaya, dan komitmen organisasi kepada personel dalaman dan luaran.

Proses Komunikasi E-mel

E-mel adalah pilihan yang banyak dibuat sebagai media untuk menyampaikan mesej. Walaupun cepat dan relatif mudah digunakan, seseorang harus memastikan mereka memahami proses dan tujuan komunikasi e-mel agar dapat menggunakannya dengan berkesan.

Terdapat lima komponen komunikasi e-mel:

# 1 Pengirim

Komunikasi e-mel yang berjaya memerlukan pengirim (juga disebut sumber atau komunikator) mengekodkan mesej dengan kombinasi grafik, simbol, perkataan, dan gambar untuk mencapai respons yang diinginkan.

# 2 Penerima

Penerima (jurubahasa) memahami mesej e-mel pengirim dengan menyahkod dan menafsirkannya.

# 3 Mesej

Mesej atau kandungan e-mel adalah maklumat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima.

# 4 Medium

Medium, juga disebut saluran, adalah cara yang dipilih seseorang untuk menyampaikan mesej. Dengan e-mel, mediumnya adalah komputer atau telefon bimbit.

# 5 Maklum Balas

Setelah e-mel berjaya dihantar, diterima, dan difahami, sebarang respons yang menunjukkan pemahaman dari penerima - sama ada secara lisan atau bertulis - dianggap sebagai maklum balas. Maklum balas membantu kami menentukan sama ada kami berjaya mencapai tujuan kami.

E-mel menjadikannya mudah untuk berkomunikasi dengan orang lain pada bila-bila masa dan tempat, terutamanya dengan munculnya telefon pintar. Selain itu, penerima mempunyai kemampuan untuk menjawab dengan segera. Walau bagaimanapun, bersama dengan faedah kaedah komunikasi ini, timbul beberapa masalah. Kita mesti ingat bahawa e-mel adalah alat komunikasi dan tidak membenarkannya mendorong tindakan kita, tetapi menggunakannya untuk mencapai tujuan komunikasi kita. Untuk membuat ini:

Pastikan E-mel Anda Ringkas

Orang mengharapkan komunikasi e-mel menjadi langsung dan tepat. Beberapa baris pertama harus menyampaikan maksud e-mel anda dan memberitahu penerima anda jika ada jawapan sekiranya perlu kerana banyak sistem membolehkan penerima membaca permulaan e-mel sebelum membukanya.

• Jadilah Profesional. Tidak kira kepada siapa e-mel anda ditujukan - bos anda, pengurus pengambilan pekerja, atau rakan sekerja - kandungan anda harus profesional dalam kandungan dan komposisinya. Jangan gunakan teks teks, wajah tersenyum, fon membingungkan, atau grafik bukan sebahagian daripada perbualan. Melakukannya menjadikan kandungan anda kurang senang dibaca dan dipandang serius.
• Bersopan santun. Jangan sekali-kali memulakan e-mel anda dengan arahan, melainkan gunakan ucapan, seperti 'Hello' dan nama penerima. Elakkan menggunakan semua huruf besar atau tanda seru, kerana ia menyampaikan teriakan. Tutup e-mel anda dengan 'Terima kasih', diikuti dengan nama anda.
• Jangan Biarkan E-mel Mengganti Komunikasi Bersemuka. Beberapa perbualan berfungsi lebih baik secara peribadi. Jangan gunakan e-mel untuk mengelakkan komunikasi tatap muka. Sekiranya e-mel bukanlah pilihan terbaik untuk komunikasi, pilih kaedah alternatif. Untuk menjadi berkesan, komunikasi e-mel mesti jelas, ringkas, dan difahami. Proses komunikasi e-mel berikut membantu menjamin e-mel anda adalah alat komunikasi yang berkesan.
• Tentukan Tujuan E-mel Anda. Melakukannya membantu anda memutuskan sama ada anda perlu bersusah payah menghantar mesej. Pastikan tujuan anda dinyatakan dengan jelas dalam perenggan pertama.
• Tentukan Tindakan Yang Anda Inginkan untuk Menerima E-mel yang Perlu Diterima
• Selesaikan tugas, iaitu memanggil seseorang atau memesan sesuatu.
• Balas maklumat yang diminta.
• Baca e-mel, tanpa memerlukan respons.
• Tentukan Sekiranya Anda Memerlukan Maklumat Sokongan. Kenal pasti dan lampirkan semua dan semua dokumentasi atau maklumat yang menyokong.
• Gunakan Baris Subjek untuk Meringkaskan Niat Mesej Anda. Lengkapkan baris subjek setelah menyusun e-mel. Pastikan kandungan mesej anda diringkaskan kerana ini mendorong penerima untuk membuka dan membalas mesej anda.

Komunikasi e-mel memainkan peranan penting dalam kehidupan seharian seseorang, memperkaya dan memudahkan perniagaan dengan kemampuan untuk bertukar maklumat tanpa mengira lokasi dan masa. Walau bagaimanapun, pekerja sering mengeluh mengenai jumlah e-mel yang banyak mereka terima dan mereka mesti mengambil tindakan. Selain itu, kemampuan untuk menggunakan e-mel pada bila-bila masa bermaksud pekerja sering mempunyai masa untuk berhenti kerja dengan e-mel organisasi. Pekerja memerlukan kawalan kendiri untuk mengelakkan tekanan yang berkaitan dengan pekerjaan dan ini merangkumi kemampuan seseorang untuk menerima dan bertindak balas terhadap e-mel jika dan bila sesuai.

Kesimpulannya

Komunikasi adalah proses penghantaran dan penerimaan mesej, baik secara lisan maupun non-verbal. Oleh kerana komunikasi yang berkesan adalah dialog bukan monolog, ia hanya berkesan jika membawa respons yang diinginkan dari penerima. Untuk menjadi komunikator yang berjaya, seseorang harus menyampaikan maklumat, pemikiran, dan perasaan dengan secukupnya dengan cara untuk memotivasi, mengajar, dan memberi maklumat kepada orang lain. Seseorang mesti memilih media terbaik, mengetahui penerima, dan menggunakan maklum balas untuk memantau keberkesanan komunikasi dan mengubahnya dengan sewajarnya. Menggunakan maklumat dan alat dalam artikel ini dapat membantu seseorang memahami dan menggunakan proses komunikasi untuk menjadi komunikator yang berkesan.